Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Chwaraeon a Hamdden Actif

Mae sicrhau bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson, y mae modd adnabod pwy ydyw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy ddefnyddio'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth' a 'data personol' drwy'r hysbysiad preifatrwydd hwn a'r un yw eu hystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â gofynion y Ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn felly wedi cael ei greu er mwyn esbonio mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud â'ch data personol.

1. At ba ddiben rydym yn defnyddio'ch data personol?

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at y dibenion canlynol:

• Darparu gweithgareddau a chyfleusterau chwaraeon a hamdden ichi.
• Dilysu cymhwysedd eich aelodaeth a rheoli eich cyfrif gan gynnwys prosesu archebion ar-lein a thrafodion eraill sy'n cael eu gwneud ar ein gwefan.
• Gwella iechyd aelodau drwy gymryd rhan yn y Cynllun Cenedlaethol i Atgyfeirio Cleifion i Wneud Ymarfer Corff (NERS).
• Gwella iechyd aelodau drwy gymryd rhan yn y Rhaglen Atal Codymau Ragweithiol drwy Effaith Gladstone.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yw ymarfer awdurdod i ddarparu cyfleusterau a gwasanaethau hamdden, pŵer disgresiynol o dan y Ddeddf Llywodraeth Leol.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol (sensitif) categori arbennig am iechyd aelodau am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd mewn perthynas â NERS ac Atal Codymau, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

Caiff eich gwybodaeth hefyd ei defnyddio at y dibenion canlynol, lle rydych yn dymuno i ni wneud hyn:

• Rhoi gwybod ichi am newidiadau pwysig, cynigion arbennig, hyrwyddiadau a chynnyrch a gwasanaethau eraill rydym yn eu cynnig a allai fod o ddiddordeb ichi drwy'r post neu drwy e-bost.
• Cysylltu â chi i gael eich barn am ein gwasanaethau er mwyn i ni wella a datblygu gwell cynnyrch a gwasanaethau.

Rydym yn cysylltu â chi yn y modd hwn yn seiliedig ar eich caniatâd a gallwch newid eich meddwl ar unrhyw adeg drwy e-bostio actif@carmarthenshire.gov.uk

2. Pa fath o wybodaeth rydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol am ein haelodau er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn:

Aelodau Chwaraeon a Hamdden Actif:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Côd Adnabod Aelod a Rhif PIN (unigryw)
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Manylion Banc/Talu er mwyn prosesu taliadau
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg ar gyfer dewisiadau aelodaeth benodol
• Gwybodaeth am eich targedau ffitrwydd
• Eich Llun

Rydym hefyd yn gofyn ichi ddangos prawf o'ch hawl i gael aelodaethau rhatach megis Nofio Am Ddim, Aelodaeth Gorfforaethol, Aelodaeth Myfyriwr, Aelodaeth 60+, Aelodaeth Aelwyd, Tocyn Hamdden ac Aelodaeth Cyn-filwr ond nid ydym yn cadw copi o'r wybodaeth hon. Rydym yn cadw cofnod o'r rheswm dros eich hawl i gael aelodaeth ratach.

Aelodau cynllun atgyfeirio NERS a Chodymau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Côd Adnabod Aelod a Rhif PIN (unigryw)
• Dyddiad geni
• Rhyw
• Eich Llun
• Gwybodaeth am eich iechyd er mwyn argymell ymarferion

Yn ogystal â'r uchod, rydym hefyd yn cadw gwybodaeth am blant sy'n cymryd rhan yn y Cynllun Dysgu Nofio, Clwb Actif a rhaglenni ysgolion cymunedol.  Rydym yn defnyddio'r data personol canlynol:

• Enw'r plentyn
• Cyfeiriad
• Enw a manylion cyswllt ar gyfer oedolyn cyfrifol
• Côd Adnabod Aelod a Rhif PIN (unigryw)
• Dyddiad geni
• Rhyw
• A oes gan y plentyn anabledd sydd angen i ni wybod amdano er mwyn ei gadw'n ddiogel

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth o ffynonellau eraill?

Rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol wrthych ond hefyd yn cael gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol mewn perthynas â chwsmeriaid sy'n cael eu cyfeirio atom drwy'r Cynllun Cenedlaethol i Atgyfeirio Cleifion i Wneud Ymarfer Corff a'r Rhaglen Atal Codymau:

• Ymarferwyr Cyffredinol
• Gweithwyr iechyd proffesiynol eraill

Ceir y mathau canlynol o ddata personol:

• Enw
• Cyfeiriad
• Enw cyswllt mewn argyfwng a rhif ffôn
• Dyddiad Geni
• Rhif GIG
• Enw a chyfeiriad Meddyg Teulu a'r Feddygfa
• Alergeddau
• Meddyginiaethau
• Gwybodaeth am eich iechyd sydd ei hangen arnom er mwyn darparu rhaglen ymarfer corff

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

5. Pwy sydd â mynediad i'ch gwybodaeth?

Mae eich data personol yn rhan bwysig o'n gwasanaeth.  Er enghraifft, mae'n caniatáu i ni ddarparu ein gwasanaethau ichi gan gynnwys rheoli eich aelodaeth a'ch archebion.

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth dim ond pan fydd angen i ni wneud hynny a phan fyddwn yn gwneud hynny, byddwn yn darparu'r isafswm sy'n angenrheidiol ym mhob achos:

• Mae gan Nofio Cymru/Pasbort y Dŵr fynediad at enwau, rhifau cyfeirnod unigryw a chodau post, os yw eich plentyn yn y Cynllun Dysgu Nofio.

Rydym hefyd yn defnyddio cwmnïau preifat i brosesu data personol.  Mae gennym gytundebau rhwymol ar waith gyda nhw a dim ond yn unol â'n cyfarwyddiadau llym y maent yn prosesu eich gwybodaeth:

• Mae Gladstone yn darparu ein cronfa ddata ac sydd â mynediad i'r data wrth iddynt wneud gwaith cynnal a chadw ar y system.
• Mae enwau, rhifau cyfeirnod unigryw a chodau post ar gael i'r dadansoddiadau o bresenoldeb gweithgareddau cymunedol ac ysgol.
• Mae Fitronics LTD (y Retention People) yn darparu meddalwedd i ni rydym yn ei defnyddio i gysylltu â chi am eich defnydd o'n gwasanaethau ac i gynnal arolygon bodlonrwydd. Rydym yn defnyddio'r adborth hwn i geisio gwella ein gwasanaethau'n barhaus. Mae'r feddalwedd yn cynnwys gwybodaeth gyfyngedig amdanoch sy'n cynnwys eich enw, manylion cyswllt, ffotograff a'r math o aelodaeth sydd gennych.
• Mae Brief Your Market yn darparu meddalwedd i ni rydym yn ei defnyddio i gysylltu â chi er mwyn anfon negeseuon wedi'u personoli atoch, hyrwyddiadau a gwasanaethau wedi'u teilwra at eich diddordebau unigol. Mae gan y feddalwedd fynediad i'ch enw, eich manylion cyswllt a'r math o aelodaeth sydd gennych.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Pa mor hir byddwn yn cadw'ch gwybodaeth?

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth am gyfnod eich aelodaeth. Os byddwch yn canslo'ch aelodaeth, caiff eich data personol ei ddileu o'n systemau cyfrifiadurol ar ôl 25 mis.  Cedwir eich data fel rhan o brosiect ymchwil.

Caiff copïau o aelodaethau papur eu cadw am 3 mis.

7. Eich Hawliau Diogelu Data

Mae gennych yr hawl i:

• Cael mynediad i'r data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Cywiro unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn
• Tynnu eich caniatâd yn ôl o ran prosesu'r wybodaeth, os mai hwn yw'r unig sail i brosesu'r wybodaeth
• Gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, mae'n bosibl y bydd gennych yr hawl i:

• Gwrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Cyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Trosglwyddo Data

8. Manylion Cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Caerfyrddin

Neuadd y Sir

Caerfyrddin

SA31 1JP

E-bost: diogeludata@sirgar.gov.uk

Ffôn: 01267 224127

Gellir cael manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghyd â chyfarwyddyd pellach ynghylch y Ddeddfwriaeth Diogelu Data ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

www.ico.org.uk